Kiedy myślimy biuro tłumaczeń wielu z nas wyobraża sobie firmę w której pracują przede wszystkim tłumacze. To może być prawda gdy mamy na myśli małą, a nawet mikro firmę obsługującą tłumaczenia w zaledwie kilku językach. Na większą skalę biuro tłumaczeń to sprawne przedsiębiorstwo, w którym przede wszystkim zarządza się projektami.
Firma zajmująca się tłumaczeniami to firma usługowa, w której największą część stanowi dział obsługi klienta. Oprócz tego na co dzień nad rozwojem firmy czuwa zazwyczaj zarząd, dział administracji i HR oraz dział marketingu i sprzedaży. Ważną częścią biura tłumaczeń jest także dział tłumaczeń wewnętrznych. Pracują w nim najczęściej tłumacze, którzy obsługują zlecenia w zakresie najbardziej popularnych języków, czyli pierwszej grupy językowej: angielski, niemiecki, francuski i rosyjski. Oprócz tłumaczy wewnętrznych znacznie więcej specjalistów pracuje zdalnie. Mogą to być tłumacze freelancerzy lub np. mniejsze firmy, które dla dużego biura tłumaczeń świadczą swoje usługi na zasadzie podwykonawstwa. W ten sposób biuro tłumaczeń może współpracować nie tylko z tłumaczami, ale także weryfikatorami, korektorami, native speakerami czy grafikami.
Zlecenia jakie przyjmują duże biura tłumaczeń to nie tylko dokumenty, które trzeba po prostu przetłumaczyć na inny język. Bywa, że oryginał posiada format, który jest nieedytowalny w powszechnie używanych edytorach tekstu i by zachować jego formę, pracownicy biura tłumaczeń muszę skoordynować pracę tłumacza z grafikiem, który zadba o odpowiedni format plików. Ze względu na wiele rodzajów tłumaczeń jakie wykonuje się dzisiaj przede wszystkim dla dużych instytucji i korporacji, biuro tłumaczeń musi być przygotowane na odpowiednie zarządzanie takimi projektami, by efekt końcowy jego pracy był zadowalający nawet dla bardzo wymagających klientów.
Droga jaką musi przejść każdy dokument nie jest tylko odesłaniem pliku do tłumacza i z powrotem. Kiedy zlecenie przychodzi do biura tłumaczeń za jego odpowiednią realizację odpowiada dział obsługi klienta, w którym pracują project managerowie. Do stałych klientów przypisuje się jednego opiekuna, który dba o jakość i terminowość wykonywanych zleceń. Dzięki temu współpraca przebiega sprawnie, a klient ma pewność, że jego zlecenia obsługiwane są przez osobę, która dba o nie w sposób kompleksowy. Project manager przyjmuje zlecenie, wycenia usługę i w zależności od rodzaju tłumaczenia np. tłumaczenie ustne lub tłumaczenie pisemne, kombinacji językowej i specjalizacji dobiera odpowiedniego tłumacza. Po potwierdzeniu ceny oraz terminu następuje realizacja usługi. W przypadku tłumaczenia ustnego zamówienie może dotyczyć zamówienia i obsługi sprzętu do tłumaczenia oraz dopilnowania by tłumacze pojawili się w odpowiednim miejscu i odpowiedniej godzinie. Tłumaczenie pisemne wbrew pozorom bywa bardziej skomplikowane w obsłudze. Należy dostarczyć tłumaczenia do tłumacza, a następnie do weryfikatora lub native speakera, sprawdzić jego formę i zgodność z oryginałem. Dopiero wtedy można odesłać tłumaczenie do klienta. Zatem project manager rozdzielając wszystkie te obowiązki musi zmieścić się we wskazanym przez klienta czasie. Jak widać termin na wykonanie tłumaczenia nie jest w całości zarezerwowany dla osoby, który dany dokument faktycznie tłumaczy.
Duże projekty tłumaczeniowe wymagają jeszcze większej logistyki. Bywa, że do weryfikacji i tłumaczenia tekstów zatrudnia się również specjalistów z danych dziedzin, którzy dbają o treść merytoryczną wykonywanych tłumaczeń. Im bardziej zaawansowana specjalizacja tekstu i im więcej języków obejmuje dany projekt tłumaczeniowy tym więcej kroków w zarządzaniu projektem będzie miał opiekun takiego zlecenia. Kiedy biuro tłumaczeń przyjmuje wiele takich projektów, które wymagają zaawansowanego zarządzania musi działać jak sprawna fabryka w której gotowe tłumaczenie jest produktem finalnym dostarczanym do klienta w uzgodnionej formie. Klient może oczekiwać gotowych plików, które dostarcza się drogą mailową, poprzez nośniki plików takie jak USB, płyty CD, wydruki. Czasem zdarza się, że dla danego klienta biura musi utworzyć osobną platformę w sieci, poprzez którą przesyła się pliki np. ze względu na ich poufność. Dzięki temu obie strony mają pewność, że tylko uprawnione osoby mają do nich wgląd.
Dziś wiodące biura tłumaczeń nie ograniczają swojej oferty tylko do standardowych tłumaczeń. Wykonują również transkrypcję nagrań czasem od razu tłumacząc treść na wybrany język. Popularną usługą stało się także tłumaczenie stron internetowych, które na polecenie klienta może odbywać się bezpośrednio w systemie CMS. Biura wykonują także bardziej skomplikowane tłumaczenia gier komputerowych, które mogą wymagać korzystania ze specjalnego oprogramowania. Oprócz usług ściśle powiązanych z tłumaczeniem, niektóre firmy oferują również usługę analizy wielojęzycznej, która polega na analizie treści w różnych językach oraz przygotowaniu raportu według wytycznych klienta. Może to być na przykład analiza forów internetowych i zapis opinii zamieszczanych tam na temat danego produktu. Z tego rodzaju usług korzystają zazwyczaj duże korporacje oraz firmy prowadzące swoją działalność przede wszystkim w internecie, dla których sieć to jedyne miejsce istnienia ich marki.
Tłumaczenie to wciąż podstawa działalności biur tłumaczeń, jednak z biegiem czasu jego forma i dziedziny tłumaczonych treści zmieniają się tak samo jak potrzeby klientów. Dzięki sprawnemu zarządzaniu i stałemu wzbogacaniu doświadczenia, biura tłumaczeń dziś mogą stać się ważnym dostawcą usług dla największych korporacji oraz najważniejszych instytucji państwowych i międzynarodowych.
Artykuł powstał we współpracy z SUMMA LINGUAE S.A – Największą polską grupą biur tłumaczeń.
